Thủ tục thay đổi visa cư trú sang visa lao động tại Nhật Bản

Người nước ngoài vào Nhật Bản cần phải xin visa cư trú ( có tất cả 27 loại visa cư trú ) thì mới được phép nhập cảnh và sinh sống tại Nhật được. Người nước ngoài có visa cư trú tại Nhật Bản chỉ được phép hoạt động trong phạm vi quy định cho mỗi loại visa cư trú. Vì vậy, khi bạn đi làm thì bạn phải làm thủ tục đổi visa, chuyển từ visa du học sang visa lao động (theo ngành nghề là "Kỹ thuật" hoặc "Trí thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế"...).

Về nguyên tắc, người nước ngoài phải đích thân đi đến Cục quản lý xuất nhập cảnh (hoặc chi nhánh) gần nhất để làm thủ tục đổi visa từ visa du học sang visa lao dộng. Khi đi cần mang theo những giấy tờ sau:

Giấy tờ do cá nhân chuẩn bị

・Hộ chiếu cá nhân (hoặc giấy chứng nhận nhập cảnh) và Thẻ cư trú

Bạn cần lưu ý thời hạn của hộ chiếu. Bạn có thể dùng Thẻ ngoại kiều thay cho Thẻ cư trú.

・Đơn xin thay đổi visa cư trú

Mẫu đơn tùy thuộc vào từng loại visa. Bạn sử dụng một trong những mẫu sau tùy vào ngành nghề của bạn :

Mẫu N: "Nghiên cứu", "Kỹ thuật", "Trí thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế", "Kỹ năng", "Hoạt động đặc thù", Mẫu M: "Đầu tư kinh doanh", Mẫu I: "Giảng dạy", "Giáo dục", Mẫu U: những ngành nghề khác

Bạn có thể xin mẫu đơn đăng ký tại Cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc có thể tải về từ website của Bộ Tư Pháp.

Bạn cũng có thể dùng bản copy. 

Bạn chuẩn bị ảnh chứng minh 3cm×4cm để dán vào đơn đăng ký.

・Giấy giải trình lý do xin visa

Không bắt buộc phải nộp giấy này, tuy nhiên nếu bạn nộp thì sẽ tạo thêm cơ sở để cán bộ xét duyệt hồ sơ xem xét đánh giá. Bạn có thể trình bày lý do tại sao bạn quyết định đi làm, công việc sắp tới có liên quan gì đến ngành học bạn đã học trong trường đại học…Bạn có thể viết theo mẫu tùy ý.

Giấy tờ nhận từ công ty

・Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty

Bạn hãy xin công ty cấp cho bạn Giấy đăng ký kinh doanh của công ty. Tại thời điểm làm thủ tục visa, giấy này phải được phát hành chưa quá 3 tháng.

・Bản sao hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là hợp đồng ký giữa bạn và công ty tuyển dụng bạn. Bạn cũng có thể dùng bản copy của bản Quyết định bổ nhiệm hoặc Giấy thông báo trúng tuyển. Tuy nhiên nội dung các giấy này phải ghi rõ điều kiện làm việc, ví dụ như thời hạn hợp đồng, địa điểm làm việc, nội dung công việc, thời gian làm việc, lương thưởng...

・Bản sao Báo cáo quyết toán

Báo cáo quyết toán là Bảng cân đối kế toán và Bảng kết quả hoạt động kinh doanh được lập tại thời điểm quyết toán sau khi năm tài khóa kết thúc. Bạn hãy xin công ty bản báo cáo của năm gần nhất. Nếu là công ty mới thành lập chưa có báo cáo quyết toán thì có thể thay bằng bản kế hoạch kinh doanh trong 1 năm tới.

・Bản sao Bảng kê các khoản khấu trừ thuế thu nhập trong 1 năm.

Giấy này được các công ty nộp cho cục thuế vào dịp tháng 1 hàng năm. Bạn có thể dùng bản sao nhưng chú ý là phải có dấu của cơ quan thuế.

Trong trường hợp bạn được tuyển vào làm tại công ty mới thành lập, hãy xin bản sao giấy đăng ký thành lập văn phòng có trả lương, hoặc bản sao bảng kê các khoản các khoản thuế thu nhập đối với thu nhập từ lương hoặc trợ cấp thôi việc trong 3 tháng gần nhất.

・Tài liệu giới thiệu về công ty

Bạn hãy nộp tài liệu giới thiệu về công ty (brochure) nếu có. Hoặc bạn cũng có thể in các thông tin giới thiệu công ty từ trang web. Các thông tin cần thiết bao gồm: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, quá trình phát triển, vốn điều lệ, thành viên hội đồng quản trị, bộ máy nhân sự, tổng số nhân viên, số nhân viên người nước ngoài, doanh thu hàng năm, các ngành nghề kinh doanh (danh sách các đối tác chính).

・Bản giải trình lý do tuyển dụng

 Tài liệu này giải thích lý do và tính cần thiết của việc tuyển dụng, mô tả chi tiết nội dung công việc. Bạn không bắt buộc phải nộp tài liệu này, tuy nhiên nếu có thì sẽ là một dữ liệu để người xét duyệt hồ sơ tham khảo. Không có quy định bắt buộc nào về form mẫu.

Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể được miễn nộp các giấy tờ sau: giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo quyết toán, bảng kê các khoản khấu trừ thuế thu nhập, tài liệu giới thiệu công ty. Hoặc cũng có thể bạn sẽ được yêu cầu bổ sung thêm một số tài liệu tham khảo khác.

 Hồ sơ do nhà trường cấp

・Giấy chứng nhận tốt nghiệp (hoặc Giấy chứng nhận khả năng tốt nghiệp)

 Bạn cần có bản gốc do trường đại học của bạn cấp cho. Nếu là học sinh trường chuyên môn thì bạn cần giấy chứng nhận học vị chuyên môn.

 Có thể tại thời điểm làm thủ tục xin đổi visa, nhà trường chưa thể cấp ngay giấy chứng nhận tốt nghiệp cho bạn được, trong trường hợp đó bạn xin nhà trường cấp cho giấy chứng nhận khả năng tốt nghiệp và đem nộp giấy này. Sau đó, khi nào nhận được giấy chứng nhận tốt nghiệp thì bạn nộp bổ sung. Để học sinh tốt nghiệp đại học có thể đi làm từ tháng 4, thủ tục xin đổi visa được phép bắt đầu từ 3 tháng trước tức là từ tháng 1.

Nếu hồ sơ giấy tờ bằng tiếng nước ngoài thì bạn phải đính kèm bản dịch (tiếng Nhật). Và bạn cần lưu ý là hồ sơ nộp lên cục xuất nhập cảnh sẽ không được trả lại. Nếu bạn cần nhận lại bản gốc của một giấy tờ nào đó thì khi nộp bạn phải đề xuất yêu cầu của mình với người tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp này, bạn đừng quên chuẩn bị sẵn bản photocopy để nộp cùng bản gốc.

Thẩm duyệt hồ sơ của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh

Đầu tiên, người ta sẽ xem xét xem tư cách lưu trú của bạn ứng với loại visa nào (visa kỹ thuật hay visa trí thức nhân văn/nghiệp vụ quốc tế…) dựa trên quá trình làm việc và nội dung công việc của bạn tại nơi làm việc.

Và người ta sẽ kiểm tra xem bạn là người có kiến thức/kỹ thuật hay không dựa vào trình độ học vấn (chuyên môn, nội dung nghiên cứu…) và lý lịch của bạn.

Liệu kiến thức/kỹ thuật của bạn có thể ứng dụng vào công việc bạn định làm hay không.

Lương bổng đãi ngộ dành cho bạn đã hợp lý hay chưa, quy mô/doanh thu của công ty đã đủ lớn để bạn có thể làm việc ổn định lâu dài cho công ty hay không.  

Thêm nữa, người ta sẽ xét xem trên thực tế bạn có cơ hội để phát triển nghề nghiệp của mình hay không.

Người ta sẽ không trả kết quả xét duyệt luôn trong ngày mà sẽ gửi thông báo qua đường bưu điện cho bạn sau.

Visa lao động

Sau khi qua được quy trình xét duyệt nêu trên, bạn sẽ được cấp visa phù hợp với nội dung công việc của bạn. Theo quy định của luật xuất nhập cảnh, lệ phí đổi visa là 4000 Yên. (Bạn mua tem trị giá 4000 Yên rồi dán vào giấy nộp lệ phí).

(Nguồn: Tổng hợp)